Аутсорсинг печатного оборудования представляет собой передачу функций по обслуживанию и эксплуатации оргтехники сторонней компании. Это позволяет сосредоточиться на основной деятельности и снизить издержки на содержание собственных специалистов и инфраструктуры. Рассмотрим наиболее востребованные модели аутсорсинга печати для офиса.
Модель А - аренда оборудования и отдельный сервис по расходным материалам
Данная модель подразумевает взятие в аренду принтера или МФУ у компании-провайдера. При этом за клиентом сохраняется обязанность закупать расходники - бумагу и картриджи.
Основные преимущества:
- Низкий порог входа, так как не требуется единовременных вложений в покупку техники
- Возможность обновления парка в соответствии с потребностями бизнеса
- Минимальный уровень обслуживания - замена расходников
К недостаткам относят:
- Высокую стоимость печати из-за необходимости приобретения расходных материалов по розничным ценам
- Невозможность точного планирования расходов на печать в долгосрочной перспективе
Общая оценка - удобный вариант для компаний с небольшим объемом печати, которым нужна гибкость и возможность быстрой адаптации парка под изменяющиеся задачи.
Модель Б - полный аутсорсинг с единым договором на аренду и сервис
В рамках этой модели компания получает в аренду оборудование и передает на аутсорсинг весь комплекс услуг по его обслуживанию - от мониторинга и ремонтов до поставки расходников.
Заказать аутсорсинг печати
Плюсы решения:
- Полный контроль и прогнозируемость расходов на печать
- Отсутствие необходимости самостоятельно следить за состоянием парка техники и уровнями расходных материалов
- Возможность в любой момент обновить оборудование в соответствии с нуждами бизнеса
Минус очевиден - более высокая по сравнению с предыдущей моделью стоимость печати одной копии/оттиска.
Тем не менее, данный подход часто оказывается менее затратным для организации в целом за счет экономии времени сотрудников на обслуживание техники и закупку расходников.
Модель В - аутсорсинг документооборота
Наиболее продвинутым решением в области управления корпоративной печатью является передача на аутсорсинг полного цикла работ с документами.
В этом случае провайдер берет на себя:
- Предоставление МФУ по модели аренды
- Обеспечение расходными материалами
- Мониторинг, заправку картриджей, устранение неисправностей
- Интеграцию устройств печати в информационную инфраструктуру заказчика
- Управление очередями печати и правами доступа сотрудников
Преимущества очевидны - это максимальное удобство для бизнеса и полная сосредоточенность на своих ключевых задачах. Недостаток - повышенная стоимость при значительных объемах печати.
Тем не менее, модель аутсорсинга документооборота часто позволяет не только оптимизировать расходы на управление печатью, но и повысить производительность сотрудников за счет процессной интеграции с другими информационными системами.
Заключение
Таким образом, существует несколько эффективных подходов к организации аутсорсинга корпоративной печати - от простой аренды оборудования до комплексного решения с передачей всего документооборота на обслуживание сторонней компании.
Выбор оптимальной модели зависит от потребностей и возможностей конкретного бизнеса. Однако в любом случае аутсорсинг позволяет повысить гибкость и масштабируемость инфраструктуры офисной печати при одновременном снижении нагрузки на собственный ИТ-персонал.